Reduzir custos no mercado de locações comerciais é fundamental para impulsionar a economia e, dessa forma, criar oportunidade para novos negócios. No entanto, muitas vezes, a gestão dos contratos, cobranças de aluguéis e do relacionamento com os clientes pode se tornar desafiadora e dispendiosa.
Temos acompanhado há algum tempo a tendência de alta no setor de locações comerciais. De acordo com dados do Índice FipeZAP+ do primeiro trimestre de 2023, os preços de locação do segmento avançaram 0,48% no mês de abril, resultado que representa uma aceleração ante março (+0,37%). Assim, neste artigo, discutiremos estratégias para reduzir os custos de cobrança de aluguéis e melhorar a relação financeira com os locatários, com a finalidade de resultar em um ambiente mais eficiente e produtivo para ambas as partes.
Automação de Processos
Uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos de cobrança de aluguéis é implementar a automação de processos. Atualmente sistemas de gerenciamento de propriedades e software de cobrança podem agilizar tarefas manuais demoradas, como a emissão de faturas e lembretes de pagamento. Além disso, a automação permite o rastreamento em tempo real dos pagamentos e a identificação rápida de inadimplências. Isso economiza tempo e esforço da equipe de gerenciamento, reduzindo os custos operacionais gerais.
Implementação de Pagamentos Eletrônicos
Oferecer opções de pagamento eletrônico, como transferências bancárias e pagamentos via cartão de crédito, pode simplificar significativamente o processo para os locatários, além de reduzir o risco de atrasos e inadimplência. Além disso, os pagamentos eletrônicos podem ser automatizados, garantindo que os aluguéis sejam recebidos pontualmente.
Comunicação Clara e Transparente
Uma comunicação clara e transparente é essencial para otimizar a relação financeira com as lojas. Algumas práticas para a comunicação eficiente são:
- Alinhar expectativas desde o início, incluindo as datas de vencimento dos aluguéis e as consequências dos atrasos.
- Manter os locatários informados sobre quaisquer mudanças nas políticas de cobrança
- Fornecer canais de comunicação acessíveis para tratar de preocupações ou problemas.
Descontos por Pagamento Pontual
Incentive o pagamento pontual oferecendo descontos ou benefícios aos locatários que cumprem regularmente suas obrigações financeiras. Usar técnicas de gamificação pode ser muito eficiente, pois acessa o cliente no lugar da diversão, do desafio e da recompensa. Portanto, não apenas estimula o cumprimento das datas de vencimento, mas também melhora a relação entre as partes, criando um ambiente de parceria em que ambas se beneficiam.
Negociação Flexível em Casos de Dificuldades Financeiras
Situações financeiras difíceis podem ocorrer, e é importante abordá-las com empatia e flexibilidade. Em vez de adotar uma abordagem punitiva imediatamente, trabalhe com os locatários para encontrar soluções temporárias, como planos de pagamento escalonados, para ajudá-los a superar dificuldades financeiras temporárias. Isso demonstra comprometimento com a relação de longo prazo e pode evitar a evasão de locatários.
Monitoramento e Análise de Dados
Utilize tecnologias de monitoramento e análise de dados para identificar tendências e padrões nos pagamentos de aluguel. Isso pode ajudar a prever possíveis atrasos e inadimplências, permitindo que você tome medidas proativas para evitar problemas. A análise de dados também pode fornecer insights sobre o desempenho financeiro de diferentes locatários, auxiliando na tomada de decisões informadas.
Teros oferece tudo isso em um só lugar
É certo que os conceitos explorados acima são tão importantes quanto complexos. Além disso, sabemos que as dores latentes do setor de locação comercial passam por cadastro, análise de risco e, principalmente, administração do workflow de aprovações. São inúmeras as variáveis para aprovação de um contrato de locação e envolvem alçadas de vários setores da empresa, tanto do lado do locador quanto do locatário.
O que trazemos aqui é a possibilidade de usar ferramentas do Mundo Open como uma plataforma com acesso aos dados do Mundo Open (ODE) se integrar de forma flexível e eficiente ao fluxo de aprovações de uma empresa de locação comercial. A nossa solução permite simplificar as transações de locação de imóvel comercial e concentrar em um único lugar algumas funções como: validação de cadastro de um locador, gestão das alçadas de aprovação, pagamento, cobrança e conciliação.
Reduzir os custos de cobrança de aluguéis e otimizar a relação financeira com as lojas requer uma abordagem estratégica e pró-ativa. A automação de processos, a implementação de pagamentos eletrônicos, a comunicação transparente e outras estratégias discutidas neste artigo podem ajudar a criar um ambiente de locação mais eficiente, onde os interesses de ambas as partes são atendidos. Lembrando sempre que a base de uma relação bem-sucedida é o respeito mútuo e a busca por soluções colaborativas.
